Introduzione 

L’IT Asset Management (ITAM) non è solo un processo amministrativo, ma una strategia chiave per ottimizzare risorse, ridurre costi e migliorare l’efficienza aziendale.  
Se eseguito correttamente, l’ITAM garantisce trasparenza, sicurezza e allineamento con gli obiettivi aziendali. Deve costituire, insomma, un vero e proprio cambio di paradigma per la company: un’abitudine virtuosa, il punto d’innesco di un processo di miglioramento continuo. 

Con il numero crescente di dispositivi e software utilizzati nelle aziende, la gestione degli asset IT sta diventando sempre più complessa.  
Pensiamo a una grande impresa con centinaia di dipendenti, ognuno dei quali utilizza un computer, uno smartphone aziendale e diverse applicazioni software. Senza poi considerare tutto ciò che deriva dallo sviluppo sempre più impetuoso del versante IoT. Se manca un sistema di gestione ben strutturato, ramificato, elastico e anti-fragile il monitoraggio delle risorse diventa quasi impossibile, con il rischio di sprechi e problemi di sicurezza. 
Attenzione: tutto questo vale sempre più anche per un’azienda di medie o piccole dimensione. 

Ma quali sono, nel concreto, le IT Asset Management best practices? Come si calano nella pratica quotidiana, a tutti i livelli? 

Il tema, naturalmente, è molto vasto. In questo articolo ci concentreremo sui versanti più decisivi e delicati, suddividendoli in 5 macro-aree.  
Infine, chiuderemo con le sfide comuni che sono insite in questo cambio di paradigma. 

Creare un framework di IT Asset Management solido e standardizzato 

Le IT Asset Management best practices non possono non collocarsi all’interno di un framework ben definito: dev’essere certamente solido e standardizzato; ma anche – e soprattutto – settato sulla base delle caratteristiche, delle esigenze e degli obiettivi della singola company.  
Non solo: devono esserci lo spazio e l’elasticità necessari a fare evolvere questo framework di pari passo con i prevedibili o imprevedibili cambiamenti che sempre più caratterizzano il mondo del business. 

Fatte queste premesse, vediamo due pilastri fondamentali per la creazione di un buon framework ITAM. 

1. Definire policy chiare 

Un IT Asset Management efficace e ottimizzato parte da policy ben definite che stabiliscono: 

– Ruoli e responsabilità all’interno dell’organizzazione IT. 
– Linee guida per l’acquisizione, l’utilizzo e la dismissione degli asset. 
– Regole di sicurezza e conformità per garantire la massima protezione dei dati e la compliance. 

Un esempio pratico, per intenderci: un’azienda potrebbe definire una policy secondo cui tutti i dispositivi aziendali devono essere registrati in un database centrale, e i dipendenti devono seguire dei protocolli specifici per richiedere nuove risorse o segnalare guasti.  
Si tratta di un esempio pratico molto basilare che, naturalmente, va ad ampliarsi sempre più nella pratica quotidiana di una company di qualsiasi dimensione e comparto. 

Le differenze tra un’azienda e l’altra, dunque, possono essere imponenti; ma in ogni caso la standardizzazione aiuta l’ottimizzazione e riduce drasticamente le inefficienze. 

2. Adottare un ciclo di vita strutturato degli asset 

Non si tratta solo di definire e standardizzare delle policy. Quando si parla di IT Asset Management best practices è altrettanto decisivo mappare l’intero ciclo di vita di ogni asset, per ottimizzare investimenti e prevenire rischi operativi.  
Le fasi principali includono: 

– Pianificazione e acquisizione: analisi delle esigenze aziendali, confronto tra i diversi fornitori e scelta ben ponderata degli acquisti. 

– Deploy e configurazione: quindi, registrazione e tracciamento. Fasi estremamente delicate che hanno a che fare con la presa di familiarità da parte di impiegati e collaboratori; ma che implicano anche una grande attenzione ai temi della sicurezza, della privacy, della gestione dei dati. 

– Utilizzo e manutenzione, con un monitoraggio continuo delle prestazioni, in modo da evitare inefficienze, interruzioni, incidenti. 

– Dismissione e sostituzione. Una fase a cui, talvolta, si rischia di non prestare la dovuta attenzione, e che riguarda il fronte dello smaltimento conforme alle normative, ma anche della riduzione di sprechi. 

Insomma, gli aspetti da tenere in considerazione sono molti, si intrecciano uno con l’altro, variano di azienda in azienda ed evolvono con il tempo. 
Come tenere tutto sotto controllo? 

Appoggiandosi a una piattaforma ITSM avanzata come EasyVista Service Manager, che punta a un approccio non più solo reattivo, ma anche e soprattutto pro-attivo, con una grande attenzione all’automazione (aspetto su cui torneremo nel prossimo paragrafo). 

Automatizzare il monitoraggio e la tracciabilità degli asset 

L’automazione è un alleato chiave quando si tratta di IT Asset Management best practices. Il tema è vastissimo e i campi di applicazione si ampliano giorno dopo giorno. In questa sede restiamo sui punti essenziali, che riguardano l’implementazione di strumenti automatizzati di discovery e monitoring automatico. 

Le funzioni principali di questi strumenti possono essere riassunte in tre punti principali: 

– La necessità di aggiornare in tempo reale l’inventario degli asset. 
– Rilevare anomalie, usi non autorizzati, incidenti, attacchi malevoli e semplici disfunzioni. Soluzioni come EV Observe di EasyVista, ad esempio, permettono un monitoraggio proattivo delle risorse IT, prevenendo inefficienze e riducendo i costi operativi. 

– Migliorare la governance e la conformità, non solo in maniera reattiva, ma anche proattiva e predittiva. 

È chiaro che ognuno di questi punti ha una serie di implicazioni davvero cruciali: per questo l’automazione è al centro del discorso per le IT Asset Management best practices del presente e del futuro. 

Integrazione con ITSM per una gestione proattiva 

L’IT Asset Management non è – e non deve essere – un sistema isolato.  
Tradotto: l’integrazione con l’IT Service Management (ITSM) è qualcosa di più decisivo che mai. 
Un altro tema enorme, interessante e in continua evoluzione. 
Senza dilungarci troppo, questa integrazione consente di migliorare: 

– La gestione delle richieste: ad esempio automatizzando i workflow di approvazione per nuove risorse IT; 
– L’Incident e il Problem Management: correlando asset con segnalazioni di malfunzionamenti, in modo da potersi attivare rapidamente per risolvere ogni tipo di problema 
– Il Change management: prevedendo in anticipo l’impatto delle modifiche sugli asset esistenti. Un altro esempio di approccio proattivo che può fare un’enorme differenza in termini di efficienza ed elasticità. 
Basti pensare a quanto l’ecosistema che circonda i nostri business sia in continuo e rapido mutamento per rendersi conto di quanto sia importante stare al passo. 

Di nuovo, con strumenti come EasyVista Service Manager, è possibile avere un IT Asset Management che lavora in stretta sinergia con il supporto IT, per una gestione olistica ma anche molto specifica, quando serve. 

Implementare Strategie di Ottimizzazione dei Costi 

Non si può parlare di IT Asset Management best practices senza parlare di costi. 
Un ITAM efficace, infatti, deve consentire di ridurre gli sprechi e migliorare il ritorno sugli investimenti (ROI).  
Alcuni passaggi chiave in questa direzione includono: 

– Evitare l’over-provisioning: cioè, detta in breve, eliminare asset ridondanti o sottoutilizzati. 
– Gestire le licenze software: un punto molto delicato; si tratta di monitorare l’uso effettivo dei software per evitare sanzioni per non conformità, che possono avere un impatto non da poco in termini di possibili sanzioni 
– Adottare il modello SaaS e Cloud. Questo, com’è noto, è un trend che coinvolge tutto il mondo dell’IT aziendale. L’obiettivo è quello di ridurre la dipendenza da hardware fisico, con un doppio risultato: ottimizzare gli investimenti e garantirsi una maggiore scalabilità. 

Garantire sicurezza e conformità 

Eccoci arrivati in fondo al nostro elenco delle principali IT Asset Management best practices.  Un ITAM efficace non è solo una questione di efficienza, ma anche di incremento della sicurezza aziendale.  
Qui i pilastri principali da tenere nella massima considerazione sono: 

– Proteggere gli asset critici con misure di sicurezza avanzate, sempre in ottica proattiva e non solo reattiva (vale il vecchio adagio: “prevenire è meglio che curare”). 
– Automatizzare l’audit degli asset per verificare la conformità con normative come GDPR e ISO 27001. 
– Adottare una strategia Zero Trust, che garantisca l’accesso solo agli strumenti IT solo agli utenti autorizzati. 

Le sfide dell’IT Asset Management 

Fin ad ora abbiamo visto le IT Asset Management best practices che, se correttamente implementate, portano enormi vantaggi in termini di efficienza, ottimizzazione, sicurezza.  
Come promesso, però, concludiamo con un rapido focus sulle sfide da affrontare in relazione a questo tema.  
Le suddividiamo in un elenco in tre punti: 

– Gestione della complessità: con un numero crescente di dispositivi, software e applicazioni, mantenere un inventario aggiornato può diventare difficile. Certo, con una gestione non efficiente dell’ITAM questa difficoltà non fa che impennarsi e complicarsi. 

– Resistenza al cambiamento: l’adozione di nuove policy ITAM può incontrare resistenze da parte dei dipendenti abituati a vecchie pratiche. Un aspetto assolutamente “normale” che si può affrontare con una buona comunicazione relativa ai vantaggi condivisi che derivano dall’adozione e una formazione continua. 

– Integrazione con altri sistemi: collegare l’ITAM con ITSM, cybersecurity e finance può essere complesso; ma è uno sforzo iniziale essenziale per ottenere il massimo beneficio sul breve, sul medio e sul lungo termine. 

Conclusioni 

Implementare le giuste IT Asset Management best practices è essenziale per massimizzare l’efficienza del proprio business, per ottimizzare i costi, per incrementare la sicurezza e la compliance.  
Con un approccio basato su policy solide, automazione sempre più profonda e integrazione con sistemi di ITSM, le aziende possono compiere un gran salto di qualità nella gestione delle risorse IT. Il salto di qualità che è richiesto per vincere le sfide del presente. 

FAQ 

Perché è importante l’ITAM? 

L’ITAM aiuta le aziende a ottimizzare i costi, migliorare la sicurezza e garantire la conformità alle normative, riducendo gli sprechi e massimizzando l’efficienza operativa. 

Quali sono i principali vantaggi dell’ITAM? 

– Maggiore trasparenza nell’inventario IT. 
– Riduzione dei costi operativi. 
– Migliore sicurezza e compliance. 
– Efficienza nei processi di gestione degli asset. 

Come posso iniziare a implementare un sistema di ITAM? 

Per iniziare, è utile definire una strategia chiara per la gestione degli asset; utilizzare software di ITAM per tracciare e monitorare le risorse; formare i dipendenti su best practice e policy aziendali.