Tabla de Contenidos
- ¿Qué es la Gestión del Conocimiento?
- ¿Cuáles son las ventajas de la Gestión del Conocimiento?
- ¿Cuáles son los principales componentes de la Gestión del Conocimiento?
- ¿Cuáles son las herramientas más utilizadas?
- Conclusión
¿Qué es KNOWLEDGE MANAGEMENT?
La Gestión del Conocimiento (GC) es la práctica de crear, organizar, distribuir y gestionar el conocimiento dentro de una organización. Esta disciplina permite recopilar y utilizar información y experiencias, transformándolas en recursos accesibles a todos los miembros de la organización.
Un sistema sólido de knowledge management puede ayudar a las organizaciones a mejorar los procesos de toma de decisiones, acelerar las vías de formación y proporcionar información más completa y de mayor calidad, extendiendo los beneficios a toda la empresa.
Según un estudio de McKinsey un enfoque basado en las tecnologías sociales puede aumentar la productividad hasta en un 20%, reduciendo los tiempos de búsqueda de información hasta en un 35% (The social economy, MGI).
¿Cuáles son los beneficios de la gestión del conocimiento?
Mejora de la toma de decisiones
La gestión del conocimiento facilita los procesos de toma de decisiones al proporcionar un acceso rápido a información precisa y actualizada. Esto incluye no sólo documentación técnica, sino también las mejores prácticas, casos de estudio y métricas específicas, aumentando así la confianza en las decisiones tomadas.
Mayor eficiencia organizativa
Organizar y gestionar el conocimiento de forma eficaz significa reducir el tiempo dedicado a la búsqueda de información y aumentar el tiempo dedicado a tareas más productivas, mejorando así la eficacia operativa y reduciendo el desaprovechamiento al evitar que los empleados dupliquen el trabajo ya realizado por otros.
Fomento de la innovación y la creatividad
La innovación no siempre se produce por casualidad, sino que a menudo está influida por el entorno. Un entorno en el que los empleados puedan acceder a conocimientos compartidos puede ayudarles a encontrar soluciones creativas a problemas comerciales complejos, lo que conduce al desarrollo a largo plazo de nuevos productos y servicios, y a la mejora de los ya existentes.
Mejora del servicio y la satisfacción del cliente
Una gestión eficaz del conocimiento permite ofrecer a los clientes respuestas rápidas y precisas y resolver los problemas con eficacia. Los beneficios son dobles: mayor satisfacción del cliente y menos peticiones al servicio de asistencia técnica para la empresa.
Principales componentes de la gestión del conocimiento
Creación
Un componente esencial, quizá el más importante, de la gestión del conocimiento es la creación de información. Desde la documentación técnica hasta las mejores prácticas o los estudios de mercado, las empresas pueden identificar y catalogar diversas cosas para apoyar diferentes procesos.
Esto puede ser fomentado por las empresas no sólo impulsando la creación de la información necesaria, sino también a través de herramientas que apoyen su puesta en común, lo que lleva al siguiente punto: el archivo de la información.
Archivado
El archivado del conocimiento implica recopilar y preservar la información para que sea fácilmente accesible y recuperable.
La fase de archivado no se limita a guardar documentos o mejores prácticas, sino que implica la creación de un sistema que permita un fácil acceso y posibles actualizaciones de los mismos. Elegir la tecnología adecuada es crucial en esta fase para garantizar la optimización del proceso.
Intercambio de conocimientos
Intercambiar conocimientos es el proceso de distribuir información a las partes interesadas que la necesitan.
Compartir y distribuir información es una fase delicada y esencial. La relación puede ser polifacética. Para el personal interno, puede ser útil para facilitar la incorporación, acelerar la formación y fomentar el intercambio de ideas. Entre las partes interesadas externas, para darles a conocer los problemas más comunes, facilitar la autoayuda y llevar a las empresas a evitar pérdidas de tiempo y reducir costes.
Aplicación de los conocimientos
Todos estos procesos organizativos corren el riesgo de ser en vano si no hay una aplicación práctica de los mismos conocimientos. La mejor forma de resolver este problema es una correcta comprensión y contextualización de los datos para facilitar su aplicación.
Herramientas y Tecnologías para la Gestión del Conocimiento
Varias herramientas de apoyo:
- CMS («Content Management Systems», sistemas de gestión de contenidos): Permiten la creación, gestión y distribución eficiente de contenidos digitales, haciendo que la información sea fácilmente accesible y actualizable.
- Intranet: Redes corporativas internas que ofrecen una plataforma segura para la comunicación y colaboración entre empleados, facilitando el acceso centralizado a documentos, recursos y herramientas corporativas.
- Wiki: Permiten la creación y edición colaborativa de contenidos, fomentando el intercambio de conocimientos y el trabajo en equipo.
- Portales de Autoservicio: Portales en los que los usuarios pueden encontrar información y soluciones de forma autónoma. Estos portales aumentan la eficiencia operativa al permitir a los usuarios resolver problemas sin necesidad de ponerse en contacto con el servicio de asistencia, mejorando la experiencia del usuario gracias a la disponibilidad de la información las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
- Herramientas de Colaboración: Herramientas que facilitan el intercambio de conocimientos entre los empleados. Las plataformas de colaboración como el software de gestión de proyectos, los chats internos y los foros corporativos promueven un intercambio continuo de ideas e información.
Conclusión
La gestión del conocimiento es esencial para optimizar las operaciones empresariales, mejorar la calidad de las decisiones y promover la innovación. Con componentes clave como la creación, el archivado, el intercambio y la aplicación del conocimiento, y herramientas avanzadas, las empresas pueden transformar su conocimiento en una importante ventaja competitiva.
La integración de la inteligencia artificial y el aprendizaje automático en las plataformas también promete una gestión del conocimiento aún más eficaz e intuitiva. De hecho, estas tecnologías pueden automatizar muchos aspectos de la gestión del conocimiento, aprovechando el análisis predictivo para mejorar los procesos de intercambio.
La implantación de un sistema eficaz de gestión del conocimiento es una inversión estratégica que puede dar lugar a mejoras significativas en la eficiencia operativa, la innovación y la satisfacción del cliente. Con las herramientas y tecnologías adecuadas, las empresas pueden sacar el máximo partido de sus activos de conocimiento, obteniendo beneficios desde el punto de vista operativo, reduciendo los tiempos de espera y aumentando la satisfacción del cliente.
FAQS
¿Qué es Knowledge Management?
Knowledge Management es la práctica de crear, organizar, distribuir y gestionar el conocimiento dentro de una organización.
¿Cuáles son las ventajas de la Gestión del Conocimiento?
Las ventajas incluyen la mejora de la toma de decisiones, el aumento de la eficiencia organizativa, el fomento de la innovación y la creatividad, y la mejora del servicio y la satisfacción del cliente.
¿Cuáles son los principales componentes de la gestión del conocimiento?
Los principales componentes son la creación de conocimientos, el archivado de conocimientos, el intercambio de conocimientos y la aplicación de conocimientos.
¿Qué herramientas apoyan la Gestión del Conocimiento?
Las herramientas incluyen bases de conocimientos, gestión de preguntas frecuentes, portales de autoservicio, herramientas de análisis e informes y herramientas de colaboración.
¿Por qué es importante Knowledge Management?
Knowledge Management es importante porque permite a las empresas hacer un uso óptimo de sus conocimientos para mejorar los procesos de toma de decisiones, aumentar la eficiencia operativa y promover la innovación. También permite dar respuestas más eficientes a las necesidades de los clientes, mejorando su satisfacción y fidelidad.
¿Cómo se puede implementar un sistema de Gestión del Conocimiento?
Para implantar un sistema de gestión del conocimiento es necesario evaluar las necesidades de la empresa, elegir las herramientas adecuadas, crear una cultura de intercambio de conocimientos y supervisar continuamente la eficiencia del sistema para introducir mejoras continuas.
