Introducción
La Gestión de Activos de TI (ITAM) no es sólo un proceso administrativo, sino una estrategia clave para optimizar recursos, reducir costes y mejorar la eficiencia empresarial.
Cuando se implementa correctamente, la ITAM garantiza transparencia, seguridad y adecuación a los objetivos empresariales. Debería representar un verdadero cambio de paradigma para la empresa: un hábito virtuoso, el punto de partida de un proceso de mejora continua.
Con el creciente número de dispositivos y software utilizados en las empresas, la gestión de los activos de TI es cada vez más compleja.
Pensemos en una gran empresa con cientos de empleados, cada uno de los cuales utiliza un ordenador, un smartphone de la empresa y múltiples aplicaciones de software, por no hablar del sector del IoT, en rápido crecimiento. Sin un sistema de gestión bien estructurado, escalable, flexible y resistente, el seguimiento de los activos resulta casi imposible, lo que conlleva cierto despilfarro y riesgos de seguridad.
Es esencial señalar que este reto es cada vez más relevante incluso para las medianas y pequeñas empresas.
Pero, ¿cuáles son las prácticas recomendadas concretas en la gestión de activos de TI? ¿Cómo pueden aplicarse en las operaciones diarias a todos los niveles?
El tema es amplio, por lo que este artículo se centrará en los aspectos más críticos y delicados, dividiéndolos en cinco macro áreas.
Por último, concluiremos examinando los retos comunes que conlleva este cambio de paradigma.
La construcción de un marco sólido y estandarizado para la ITAM
Las prácticas recomendadas de gestión de activos de TI deben integrarse en un marco bien definido. Este marco debe ser sólido y estandarizado, pero también tiene que adaptarse a las características, necesidades y objetivos específicos de la empresa.
Además, debe tener la flexibilidad necesaria para evolucionar al ritmo de los cambios previsibles e imprevisibles que definen cada vez más el mundo empresarial.
Con estas premisas en mente, exploremos dos pilares fundamentales para crear un marco ITAM sólido.
1. Definir políticas claras
Una Gestión de Activos de TI eficaz y optimizada comienza con políticas bien definidas que establezcan:
- Funciones y responsabilidades dentro de la organización de TI.
- Directrices para la adquisición, uso y eliminación de activos.
- Normas de seguridad y cumplimiento para garantizar la máxima protección de los datos y el cumplimiento normativo.
Un ejemplo práctico: una empresa puede definir una política que establezca que todos los dispositivos corporativos deben registrarse en una base de datos central y que los empleados deben seguir protocolos específicos para solicitar nuevos recursos o informar de averías.
Este es un ejemplo básico que se extiende de forma natural a las operaciones cotidianas de empresas de todos los tamaños y sectores.
Aunque las diferencias entre empresas pueden ser significativas, la estandarización ayuda a optimizar los procesos y a reducir drásticamente las ineficiencias.
2. Adoptar un ciclo de vida de activos estructurado
Las prácticas recomendadas para la gestión de activos de TI no se limitan a definir y estandarizar políticas. Trazar el ciclo de vida completo de cada activo es igualmente crucial para optimizar las inversiones y mitigar los riesgos operativos.
Las fases clave incluyen:
- Planificación y adquisición: analizar las necesidades de la empresa, comparar diferentes proveedores y tomar decisiones de compra bien fundamentadas.
- Despliegue y configuración: registro y seguimiento de los activos, garantizando la seguridad, privacidad y gestión de datos adecuada.
- Uso y mantenimiento: supervisión continua del rendimiento para evitar ineficiencias, tiempos de inactividad e incidencias.
- Retirada y sustitución: eliminación activos conforme a la normativa y minimizando los residuos.
La gestión eficaz de todos estos aspectos requiere un enfoque estructurado e integrado.
¿Cómo mantener todo bajo control?
El uso de una plataforma ITSM avanzada como EasyVista Service Manager ayuda a pasar de un enfoque reactivo a uno proactivo, con fuertes funciones de automatización (que discutiremos en la siguiente sección).
Automatización de la monitorización y seguimiento de activos
La automatización es un factor clave a la hora de implementar las prácticas recomendadas de la ITAM. El campo es muy amplio y las aplicaciones están en constante expansión. Aquí nos centraremos en los aspectos fundamentales de las herramientas automatizadas de detección y supervisión.
Estas herramientas sirven para tres propósitos principales:
- Actualización del inventario de activos en tiempo real.
- Detectar anomalías, usos no autorizados, incidencias, ataques maliciosos y problemas funcionales. Las soluciones como EV Observe de EasyVista permiten una supervisión proactiva de los recursos de TI, evitando ineficiencias y reduciendo los costes operativos.
- Mejorar la gobernanza y el cumplimiento normativo, no sólo de forma reactiva, sino también proactiva y predictiva.
Cada uno de estos puntos tiene implicaciones cruciales, lo que convierte a la automatización en un pilar fundamental de las prácticas recomendadas de gestión de activos de TI presentes y futuras.
Integración de ITAM con ITSM para una gestión proactiva
La gestión de activos de TI no debe funcionar de forma aislada.
En otras palabras, integrar ITAM con la Gestión de Servicios de TI (ITSM) es más importante que nunca.
Se trata de un tema amplio y en constante evolución. Sin embargo, sin entrar en excesivos detalles, esta integración mejora:
- Gestión de solicitudes – Automatización de los flujos de trabajo de aprobación para nuevos recursos de TI.
- Gestión de incidencias y problemas – Correlacionando activos con informes de fallos, lo que permite una rápida resolución de problemas.
- Gestión de cambios: anticipación del impacto de las modificaciones en los activos existentes.
Este enfoque proactivo mejora significativamente la eficiencia y la flexibilidad, que son esenciales en los actuales entornos empresariales en constante evolución.
Una vez más, herramientas como EasyVista Service Manager facilitan un enfoque de Gestión de Activos TI que trabaja en estrecha sinergia con la asistencia de TI, asegurando tanto una gestión holística como altamente específica cuando es necesario.
Implementar estrategias de optimización de costes
Es imposible hablar de las prácticas recomendadas en ITAM sin abordar los costes.
Una estrategia ITAM bien implementada ayuda a reducir el despilfarro y a mejorar el retorno de la inversión (ROI). Los pasos clave incluyen:
Adoptar modelos SaaS y en la nube – Esta tendencia reduce la dependencia del hardware físico, optimizando las inversiones y garantizando al mismo tiempo una mayor escalabilidad.
Evitar la sobreasignación de recursos: eliminar activos redundantes o infrautilizados.
Gestionar las licencias de software: una cuestión delicada; supervisar el uso del software evita sanciones por incumplimiento normativo, que pueden ser económicamente significativas.
Garantizar la seguridad y el cumplimiento
Una estrategia eficaz de ITAM no sólo tiene que ver con la eficiencia, sino también con la mejora de la seguridad corporativa.
Los pilares clave a tener en cuenta incluyen:
Adoptar una estrategia de confianza cero o Zero Trust: garantizando que solo los usuarios autorizados tengan acceso a los recursos de TI.
Proteger los activos críticos con medidas de seguridad avanzadas: siempre de forma proactiva, no sólo reactiva (como dice el refrán, «más vale prevenir que curar»).
Automatizar las auditorías de activos: para garantizar el cumplimiento de normativas como el GDPR y la ISO 27001.
Los retos de la gestión de activos informáticos
Hasta ahora, hemos visto que las prácticas recomendadas en la Gestión de Activos de TI, cuando se aplican correctamente, producen enormes beneficios en términos de eficiencia, optimización de costes y seguridad.
Sin embargo, examinemos brevemente algunos retos clave asociados a la ITAM:
Integración con otros sistemas – Conectar ITAM con ITSM, ciberseguridad y finanzas puede ser complejo, pero es una inversión crucial que ofrece beneficios a largo plazo.
Gestión de la complejidad – Con un número cada vez mayor de dispositivos, software y aplicaciones, mantener un inventario actualizado puede ser todo un reto. Sin una gestión eficiente de ITAM, esta complejidad no hace más que aumentar.
Resistencia al cambio – Los empleados acostumbrados a las antiguas prácticas de ITAM pueden resistirse a las nuevas políticas. Esto es normal y puede abordarse mediante una comunicación clara y una formación continua sobre los beneficios compartidos.
Conclusión
Implementar las prácticas recomendadas correctas de Gestión de Activos de TI es esencial para maximizar la eficiencia empresarial, optimizar los costes y mejorar la seguridad y el cumplimiento normativo.
Con un enfoque basado en políticas sólidas, una automatización profunda y la integración de ITSM, las empresas pueden dar un salto significativo en la gestión de los recursos de TI y para hacer frente a los retos actuales.
Preguntas Frecuentes
¿Por qué es importante ITAM?
ITAM ayuda a las empresas a optimizar costes, mejorar la seguridad y garantizar el cumplimiento normativo, reduciendo el despilfarro y maximizando la eficiencia operativa.
¿Cuáles son las principales ventajas de ITAM?
- Mayor transparencia en el inventario de TI.
- Reducción de los costes operativos.
- Mejora de la seguridad y el cumplimiento normativo.
- Procesos de gestión de activos más eficientes.
¿Cómo puedo empezar a implementar ITAM?
Empieza definiendo una estrategia clara de gestión de activos, usa el software ITAM para rastrear y supervisar los recursos, y forma a los empleados en las prácticas recomendadas y políticas de la empresa.
